Erklæring om personvern og informasjonskapsler

Dette er erklæring om personvern og informasjonskapsler (cookies) for vidaXL International B.V. (heretter kalt: “vidaXL”). I denne erklæringen forklarer vi hvordan vidaXL behandler personlige opplysning. Vi mottar denne informasjonen fra vår nettbutikk www.vidaxl.no (heretter kalt: “nettbutikk”) og corporate.vidaxl.com (heretter kalt “bedriftens nettsted”). I tillegg spør vi etter personlige opplysninger når kunder kontakter oss offline, for eksempel for å spørre om informasjon. Denne erklæringen gjelder også informasjonskapsler vi bruker i nettbutikken.

1. DEFINISJONER

I denne erklæringen om personvern og informasjonskapsler for vidaXL, bruker vi følgende termer:

Nettbutikk: nettbutikken www.vidaxl.no og andre nettbutikker fra vidaXL, nettadresser eller applikasjoner.

Interaksjon: bruk av disse funksjonene i nettbutikken, som ønskeliste, kasse, påmelding til nyhetsbrev, auksjoner og chat.

Besøkende i nettbutikk: en kunde som besøker nettbutikken for første gang, som ikke samhandler med nettbutikken.

Kunde i nettbutikk: en kunde som samhandler med nettbutikken.

Konto: kontoen en kunde må opprette via nettbutikken for å kunne legge inn en bestilling.

Erklæring om personvern og informasjonskapsler: vidaXLs erklæring om personvern og informasjonskapsler

2. SIKKERHETEN TIL DINE PERSONLIGE OPPLYSNINGER

vidaXL respekterer personvernet til sine kunder, forretningsforbindelser og brukere av nettbutikken. Vi sørger for at alle personlige opplysninger vidaXL har skaffet er beskyttet og behandlet konfidensielt.

3. INNSAMLING OG BRUK AV PERSONLIGE OPPLYSNINGER

3.1 BESØKENDE I NETTBUTIKKEN

For å gjøre besøket i nettbutikken til vidaXL mer tiltalende, vil vidaXL hente inn informasjon om dine personlige opplysninger og navigeringsadferd i nettbutikken vår, og om du har funnet nettbutikken via en av våre annonsepartnere. Eksempler på disse opplysningene er:

• Land
• Viste produkter
• IP-adresse
• Hvordan du kom til nettbutikken vår
• Hvor du forlater nettbutikken vår
• Hvilken enhet du besøker vår nettbutikk med

Informasjonen over vil blant annet bli brukt til å bedre forstå de besøkende i nettbutikken, for å laste inn riktig nettbutikk og vise relevante annonser.

3.2 KUNDE I NETTBUTIKKEN

For kundene i nettbutikken samler vi inn samme informasjon som for de besøkende, supplert med informasjon kunden deler med oss, for eksempel:

• Innstillinger i ønskelisten
• Bestilte produkter
• Kontaktinformasjon

3.2.1  KUNDEKONTO

For å kunne legge inn en bestilling i nettbutikken, for å delta i auksjoner og legge til en vurdering, trenger du en konto. For å opprette en konto må du fylle ut følgende (personlige) informasjon:

• For- og etternavn
• E-postadresse
• Passord

Opplysningene nevnt ovenfor brukes til følgende formål:

• For å opprette og administrere kontoen din
• For å motvirke svindel, misbruk og/eller feil bruk av kontoen din
• For å vise produktene du har bestilt med kontoen din
• Å optimalisere krav og holde oversikt over kontakthistorikk vedrørende bestillinger i nettbutikken og produkter som tilbys av en tredjepart

Opplysningene lagres så lenge du har en konto hos vidaXL.

3.2.2 BESTILLINGER

3.2.2.1 KASSE - LEVERINGSADRESSE

Gjennom kontoen din kan du bestille produkter som tilbys i nettbutikken. Som en del av bestillingsprosessen må du gi oss ekstra opplysninger i tillegg til de som er nødvendige for å opprette en konto. Dette vedrører leveringsadressen:

• Navn
• E-postadresse
• Leveringsadresse
• Telefonnummer
• Firmanavn (hvis aktuelt)
• MVA-nummer (hvis aktuelt)
• Nummer til handelskammer (hvis aktuelt)

Opplysningene nevnt ovenfor og kontoinformasjonen din brukes blant annet til følgende formål:

• Holde deg informert om dine bestillinger
• For å fullføre bestillingen/avtalen, blant annet for levering og såkalte ettersalgsforpliktelser
• Fakturering
• For å forbedre servicen vår
• For å håndtere spørsmål og klager
• For å tilpasse markedsaktiviteter
• For å bestille på vegne av et firma

3.2.2.2 KASSE – FAKTURAADRESSE

Etter at du har fylt ut informasjonen om leveringsadressen, ber vi om følgende opplysning om fakturaadressen:

• Firmanavn (hvis aktuelt)
• Navn
• Fakturaadresse
• Telefonnummer
• Betalingsmetode

Disse opplysningene brukes blant annet til følgende formål:

• For å vises på fakturaen
• For å kontakte deg angående sluttføringen av bestillingen, faktureringen eller leveringen
• For å kunne motta betaling og for å optimalisere betalingsprosessen
• For å forhindre svindel og hacking
• Den valgte betalingsmåten og din IP-adresse blir videresendt til vår betalingsleverandør Adyen, hvoretter de håndterer betalingen

3.2.2.3  BESTILLINGER FRA TREDJEPARTS SELGERE

Gjennom kontoen din kan du også bestille produkter fra tredjeparts selgere (heretter kalt “andre selgere”) som tilbys gjennom nettbutikken vår. vidaXL videresender navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer til andre selgere, slik at de kan håndtere bestillingen din.

vidaXL bruker et kommunikasjonssystem for kommunikasjonen mellom deg og andre selgere. Denne kommunikasjonen lagres på vegne av vidaXL, og kan også ses av vidaXL. Den brukes til:

• Hjelpe deg og/eller andre selgere ved spørsmål og/eller problemer
• Vurdere om andre selgere overholder de angitte servicenivåene
• Forbedre prosessen

3.2.2.4 KASSE – GENERELL BETALINGSMETODE AYDEN

vidaXL samarbeider med Adyen for betaling av bestillinger gjennom nettbutikken. Adyen tilbyr følgende betalingsmetoder: Paypal, Klarna, Visa og MasterCard.

For å kunne betale via Adyen, må følgende opplysninger innhentes:

• E-postadresse
• Firmanavn (hvis aktuelt)
• Navn
• Fakturaadresse
• Leveringsadresse
• Telefonnummer
• Bestillingsverdi
• IP-adresse
• Bestillingsnummer
• Enhet
• Betalingsmetode

Disse opplysningene brukes blant annet til følgende formål:

• For å sende et betalingsvarsel via e-post
• For å vurdere risikoen for svindel
• For å sende bestillingsnummeret via e-post i tilfelle av betaling eller kansellering av bestillingen
• For å sende bestillingsverdien og betalingsmetoden slik at mottaket av betalingen gjennom den valgte betalingsmetoden kan verifiseres. Videre kan dette bedre servicen som gis ved spørsmål om betaling, kansellering og refusjon. Dette bidrar også til å redusere feil under betalingsprosessen, noe som gjør opplevelsen av å bestille mer hyggelig.

3.2.2.5 KASSE – BETALINGSMETODE KLARNA (BETAL SENERE)

Ved å velge “Klarna Faktura” som en betalingsmetode, tillater du at vi henter inn følgende (personlige) informasjon og sender det videre til Klarna AB, Sveavägen 46, 11134 Stockholm, Sverige (heretter kalt: “Klarna“).

• Kontaktinformasjon
• Fødselsdato
• Kjønn
• E-postadresse
• IP-adresse
• Telefonnummer
• Opplysninger om bestillingen (for eksempel leveringsadresse, fakturaadresse, antall produkter, produktnummer, kundegruppe, betalingsmetode, fakturabeløp, og MVA i prosent)

Opplysningene nevnt ovenfor og kontoinformasjonen din brukes av Klarna blant annet til følgende formål:

• Oppgjør av kjøpet på kreditt
• Bekreftelse av identitet og betalingsevne av et kredittbyrå

Din personlige informasjon behandles av Klarna i samsvar med gjeldende og vilkårene i personvernerklæringen til Klarna, som du kan finne på Klarnas nettside (www.klarna.com).

3.2.3 AUKSJONER

Gjennom kontoen din kan du delta i auksjoner i nettbutikken. For å delta i auksjoner må du, i tillegg til nødvendig informasjon for å opprette en konto, også opprette et såkalt “budgiver kallenavn”. Andre kunder kan også se kallenavnet ditt.

Kallenavnet vil bli brukt i kombinasjon med din konto- og bestillingsinformasjon for følgende formål:

• Administrere og organisere auksjoner
• Bekjempelse og kontroll av bedrageri, misbruk og/eller utilsiktet bruk

3.2.4 ØNSKELISTE

Du kan opprette din egen ønskeliste i nettbutikken vår. Hvis du legger til produkter i ønskelisten når du er logget av, vil de være på listen i 30 dager.

Blant annet vil følgende informasjon innhentes uavhengig om du er logget på eller av:

• IP-adresse
• Surfeoppførsel

Hvis du legger til produkter på ønskelisten mens du er logget in, kan du alltid finne dem under ønskeliste på Min konto.

Denne opplysningen innhentes for markedsføringsformål, slik at vidaXL kan huske ønskelisten din når du kommer tilbake til nettbutikken.

3.2.5 OMTALER

3.2.5.1 PRODUKTOMTALER

Du kan skrive omtaler for produkter i nettbutikken via Min konto. Du kan kun skrive en omtale hvis du har kjøpt produktet. Når du skriver omtalen vil følgende opplysninger bli innhentet, slik at bestilling og riktig omtale kan linkes til riktig e-postadresse.

• Navn
• E-postadresse
• Produkt
• Bestillingsnummer

Denne informasjonen brukes for å legge til produktomtalen på nettbutikken vår, og for å ta kontakt med kunden ved tilfelle av mulige klager.

3.2.5.2 NETTBUTIKKOMTALE

Gjennom nettbutikken kan du skrive en omtale om nettbutikken og (servicen til) vidaXL. Her må du også ha lagt inn en bestilling før du kan skrive omtalen. For å vurdere tjenesten til vidaXL, samles følgende opplysninger inn:

• Navn
• Bosted

Opplysningene samles inn for å kunne kontakte deg og håndtere mulige klager.

I nettbutikken kan du skrive en omtale ved å klikke på “Skrive en omtale” eller lignende linker. Du vil da bli sendt til en tredjepart nettbutikk, en av vidaXLs kontraktpartnere som spesialiserer seg i kundeomtaler. Gjennom denne hjemmesiden kan du skrive en omtale etter at du har godtatt betingelsene og vilkårene til tredjeparten. Denne tredjeparten er ansvarlig for å behandle dine personlige opplysninger. I dette tilfellet henviser vidaXL deg til (personvern)erklæringen som brukes av den aktuelle parten.

3.2.5.3 OMTALE AV TREDJEPARTS SELGERE

Når du kjøper et produkt som tilbys av en tredjeparts selger (heretter kalt “andre selgere”), vil du motta en e-post hvor du blir bedt om å skrive inn en omtale av produktet/andre selgere. Hvis du skriver en omtale vil den bli plassert på en såkalt salgsside til de relevante andre selgere. Følgende (personlig) opplysning er synlig i omtalen på denne siden:

• Omtale av andre selgere
• Erfaring med andre selgere/kjøpt produkt
• Navn

Nevnte opplysninger brukes til følgende formål

• Forskning om kundetilfredsheten til vidaXL og/eller tilknyttede virksomheter
• Forskning om kundetilfredsheten til andre selgere og vedlikehold av servicenivåene til andre selgere
• Forbedring av service og prosesser
• Håndtering av spørsmål og/eller klager
• Kontrollere misbruk (for eksempel at en og samme person kan skrive inn flere omtaler/opplevelser)

3.2.5.4 OMTALE AV ANDRE KANALER

Du kan skrive en omtale om vidaXL via sammenligningssider som viser produkter og priser fra vidaXL. For å skrive en omtale vil følgende opplysninger bli innhentet:

• E-postadresse
• Navn

Opplysningene samles inn for å kunne kontakte kunden og håndtere eventuelle klager.

For mer informasjon om de innsamlede opplysningene, blir du henvist til personvernreglene for de andre relevante kanalene.

3.2.6 KUNDETILFREDSHETSUNDERSØKELSE

Etter du har lagt inn en bestilling hos vidaXL, eller etter du har vært i kontakt med vidaXL, kan du bli kontaktet for å delta i en kundetilfredshetsundersøkelse. Denne undersøkelsen utføres av en ekstern part. Hvis du deltar i en slik kundetilfredshetsundersøkelse, blir følgende (personlige) opplysninger behandlet:

• Kontaktinformasjon
• E-postadresse og/eller telefonnummer
• Erfaringer med (avdelinger av) vidaXL og/eller tilknyttede bedrifter
• Informasjon om en plassert eller levert bestilling
• IP-adresse

Nevnte informasjon vil blant annet bli brukt til følgende formål:

• Forskning om kundetilfredsheten vedrørende servicen til (avdelinger av) vidaXL og/eller tilknyttede bedrifter
• Forbedring av service og prosesser
• Håndtering av spørsmål og/eller klager
• Kontrollere misbruk (for eksempel at en og samme person kan skrive inn flere omtaler/opplevelser)

3.2.7 KUNDESERVICE

Hvis du har spørsmål eller klager om et produkt du har kjøpt av oss via nettbutikken, eller tjenesten fra vidaXL eller andre selgere, kan du ringe oss, sende oss en e-post eller chatte med oss. Du kan finne kontaktinformasjonen i nettbutikken. Det er også mulig å bruke vårt online klageskjema i nettbutikken. Hvis du bruker dette skjemaet, vil vi spørre etter (i hvert fall) følgende (personlige) opplysninger:

• For- og etternavn
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Bestillingsnummer (valgfri/hvis aktuelt)
• Beskrivelse av grunnen til klagen

Når du bruker chat-funksjonen, vil bare fornavn, etternavn, e-postadresse og emnet for chatten bli forespurt.

Nevnte opplysninger brukes til å håndtere klagen din. Hvis klagen handler om et produkt eller en tjeneste fra en annen selger, vil denne informasjonen bli delt med den relevante andre selgeren, men bare i den grad det er nødvendig for håndtering av klagen.

3.2.7.1 OPPTAK AV TELEFONSAMTALER

Telefonsamtaler med vår kundeservice kan spilles inn for trening-, evaluerings- og kvalitetsformål. Du vil bli informert om dette i det øyeblikket du får kontakt med vår kundeservice på telefonen. De (personlige) opplysningene som blir spilt inn vil kun bli brukt til de formål tidligere nevnt.

De innspilte telefonsamtalene blir lagret sikret på en slik måte at de ikke er tilgjengelige av uautoriserte personer, og de blir ikke lagret lenger enn hva som er nødvendig for det spesifikke formålet.

3.2.8 DIGITALE NYHETSBREV

Du kan abonnere for forskjellige nyhetsbrev, både generelle og personlige. De personlige nyhetsbrevene blir for eksempel sendt ut basert på dine personlige detaljer og ordrehistorikk, som gjør at vi kan sende deg mer relevante nyhetsbrev. Hvis du ønsker å motta digitale nyhetsbrev sendt fra vidaXL, og partnere, spør vi blant annet etter følgende (personlige) informasjon:

• Tittel
• For- og etternavn
• E-postadresse

Du kan melde deg av nyhetsbrevene til enhver tid ved å logge deg inn på kontoen din, og melde deg av. Du kan også benytte deg av avmeldingslinken som følger med i nyhetsbrevet.

3.3 HÅNDTERING AV PERSONLIGE OPPLYSNINGER

3.3.1 BEHANDLING AV PERSONLIGE OPPLYSNINGER UTENFOR EU

Vi samarbeider med tredjeparter som Google og Facebook. Dette betyr at opplysninger kan bli lagret på servere utenfor Europa. Ulike lovgivninger om personopplysninger vil være gjeldende der. Disse tredjepartene overholder Privacy Shield Principles og er tilknyttet Privacy Shield Program til det amerikanske handelsdepartementet. Bedrifter tilknyttet dette prinsippet og programmet betraktes som virksomheter som overholder den europeiske sikkerhetsstandarden for personopplysninger.

3.3.2 DISTRIBUSJON INNEN VIDAXL-KONSERNET

vidaXL-konsernet har flere kontorer over hele verden. Disse kontorene har et tett samarbeid. På grunn av dette kan det være at opplysninger blir behandlet utenfor det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). vidaXL sørger for at opplysningene dine er godt beskyttet innen hele konsernet.

3.3.3 DISTRIBUSJON TIL TREDJEPARTER

vidaXL kan gi dine personlige opplysninger til tredjeparter av følgende grunner:

• Du har gitt ditt uttrykkelige samtykke til dette
• Avtalen du har med oss må utføres
• Slik at produkter du har bestilt fra andre selgere kan leveres
• Fordi vidaXL har et samarbeid med annen part i forbindelse med å forbedre våre produkter og tjenester
• En lovforpliktelse
• For å forhindre eller bekjempe svindel
• Om nødvendig for forretningsadministrasjonen til vidaXL

3.3.4 LAGRINGSPERIODE

vidaXL lagrer ikke informasjonen lenger enn nødvendig, for det formålet informasjonen brukes til, med mindre opplysningene må lagres lenger på grunn av juridiske krav (for eksempel en rettsforpliktelse). Hvor lenge opplysningen lagres avhenger av innholdet i opplysningen og formålet de behandles for. Lagringsperioden kan derfor avvike fra formålet.